生産性を上げる!時間管理の6つのコツ

時間のやりくりに苦労した経験は誰にでもあるはず。でも、ご安心ください。ちょっとした賢い考え方、計画、スケジュール管理をすれば、時間管理は実はそれほど難しくありません。

これらのシンプルなコツを使えば、時間と生産性の両方を使いこなすことが出来るようになります。

1.自分の時間の使い方を把握する。

1週間の詳細な記録を取りましょう。

毎日、やりがいのない、貴重な時間を費やしている活動を記録します。

自動化できるものは自動化し、そうでないものは排除しましょう。

2.毎日、いくつかのマイルストーンを設定する。

スケジュールを立てる際は、マイルストーンを設定しましょう。

マイルストーンとは、プロジェクトや作業の中間目標地点や節目のポイント地点のことを指します。

例えば、何かのプロジェクトがスタートしたときの「企画案(計画書)決定」までが一つのマイルストーン、そのための「要件定義」までが次のマイルストーンといったイメージです。

一般的にプロジェクトの工程が長期化しそうな場合、複雑になりそうな場合などに使われます。

マイルストーンを設定することのメリットは、プロジェクトまたは作業工程の中でも重要となるポイントがどこにあるのか、遅延が出てしまうとプロジェクト全体に大きな影響を与えるポイントはどこなのかを明確に把握できることです。

マイルストーンごとに進捗や結果を確認することで、万が一トラブルや遅延があってもその次の工程に必要な修正やスケジュールの練り直しが可能になります。

出典:ビジネス用語「マイルストーン」とは?意味を理解しプロジェクトを管理しよう | Backlogブログ

マイルストーンを設定し、作業を小分けにしてスケジュールを立てる事で、作業工程をシンプルにし、トラブルの防止やトラブル時の対応を容易にすることが期待できます。

3.スケジュールに時間のバッファを組み込む

スケジュール通りにタスクをこなすのは非現実的です。

途中でトラブルが起ったり、作業時間の見積もりが甘かったりすると、物事をスケジュール通りに終わらせる事が出来ません。

スケジュール通りに作業が進まないと、他の作業やその後の予定に支障が出てしまいます。

そのようなトラブルを防ぐために、スケジュールにはバッファ(余裕)をあらかじめ設けておきましょう。

それでもスケジュール通りに作業を終わらせることが出来ない場合は、作業時間の見積もり自体を大幅に増やしましょう。

4.時間を区切って仕事をする。

4~5時間かけて仕事をするよりも、90分やそれ以下の時間で仕事をしたほうが生産性が高くなり、精神的にも疲れにくくなります。

5.通知をオフにして集中する

スマホの電源を切ります。電源を切れない場合は、全ての通知をオフにします(オフライン状態にしても良いでしょう)。

割り込んでくる通知や会話をシャットダウンし、目の前の物事に集中しましょう。

ライフハックに関するブログ「Lifehacking.jp」の著者である堀正岳氏は著書「ライフハック大全―人生と仕事を変える小さな習慣250」で以下の様に述べています。

調子よく集中して仕事しているときに、電話やインターホン、メールの受信通知やスマートフォンのバイブレーションが、それを台無しにしてしまうことがあります。

割り込みが短時間で、しかも作業と関係しているものであったなら復帰しやすいものの、まったく異なる内容の割り込みだと、作業に戻ってから元の能率に戻るまで約23分かかることが研究で知られています。

たった3秒、スマートフォンの通知に目を奪われるだけでも、複雑な作業をしている際には元の調子を取り戻すまでに時間がかかってしまうのです。

集中力を守るためには、不必要な割り込みがゼロになるような仕組みをつくることが重要です。

たとえば、いまではパソコンもスマートフォンも、メールから最新のニュース、あるいはアプリの更新情報まで、さまざまな通知が表示されるようにデフォルトで設定されています。こうした通知機能は、最初からすべてオフにしておくようにしましょう。

さらに、同氏は”強硬策”として、回線ごと切ってしまう事も提案しています。

いまは、オフィスのどこにいてもWi-Fiに接続することができますし、出先にいてもスマートフォンがネットにつながるようになっています。これはとても便利な反面、集中する時間をもちたいと思っている人にはとても不都合です。

インターネットは、集中したいと思っている人にとっては天敵なのです。

そこで強硬策ではあるのですが、「これから30分集中したい」と考えているときには、インターネットの接続そのものを切ってしまいましょう。有線LANならばケーブルを引き抜いてしまいますし、Wi-Fiならばその接続を切ってしまいます。

完全にネットを遮断できない事情があるなら、アプリ単位でネットへの接続をスケジュールやタイマーに従って制御してくれるサービス「Freedom」を利用することもできます。

同様に、一定時間抜いてしまうと効果的なのが電話です。集中したい時間の間、こっそりと電話線を抜いてしまうのです。

6.好きな事に没頭する

自分の好きなことに没頭しましょう。

私たちは何のために予定を立て、時間を管理するのでしょうか?

予定通りの人生を送るため?そうではないはずです。

私たちは、仕事の生産性を高めることが幸せにつながると信じていますが、もしかしたらその逆かもしれません。

時間管理は自分が望む結果を生み出すための手段にすぎません。

時には自分の好きな事ややりたい事に好きなだけ時間を注いでみてはいかがでしょうか?

まとめ

時間配分やスケジュール管理が上手くいかないのは決して珍しい事ではありません。

ちょっとした事から時間の使い方を変え、仕事や勉強、ひいては人生をより良くしていきましょう!

参考:6 Tips on How to Manage Your Time Better